Of je nu de opdracht hebt gekregen om een evenement te organiseren vanuit je werkgever, of dat je in samenwerking met wat andere zzp’ers graag iets wil organiseren vanuit een goed doel of promotiedoeleinden, het organiseren van een event waar daadwerkelijk mensen op af komen kan uitdagend zijn. Waar moet je allemaal aan denken? En hoe regel je zo’n instant photo frame, zo’n polaroid evenement kraampje? Dat doet het altijd goed.
Het halve werk
Voordat je begint met artiesten en/of foodtrucks boeken, is het belangrijk om bij het begin te beginnen. Dat is meestal de beste plek, maar al helemaal wanneer je in relatief korte tijd een kwalitatief goed evenement moet neerzetten. Er zijn twee belangrijke vragen die je jezelf moet stellen. (1) Wat is het doel van het evenement? En (2) Vanuit welk concept vertrek je? Met het ‘doel’ van het evenement bedoelen we hier dat je moet gaan kijken naar wat je aan het eind van het event, of het nu een week of een dag duurt, bereikt wil hebben. Is het een promotie-evenement wat bedoeld is om de views en likes en verkoop van een aantal kleine bedrijfjes te boosten? Of is het meer een event wat bedoeld is voor het versterken van de boodschap van een goed doel, of om bepaalde kennis over een groep of kwestie te promoten en een gesprek te openen? Het doel duidelijk voor ogen hebben zorgt er bij dit soort dingen voor dat je gericht kan gaan plannen, zeker als je ook antwoord geeft op de tweede vraag. Werk altijd vanuit je concept, of dat nu samenhangt met je doel of in dienst staat van een bedrijf. Met die beginpunten heb je al bijna het halve werk gedaan.
De tweede helft
Als je een sterk concept en een duidelijk doel hebt, is het meer nog een kwestie van de vis binnenhalen dan écht moeite doen. Natuurlijk moet je logistiek van alles regelen, maar het belangrijkste heb je. Vind een gave locatie, iets dat past bij de aankleding van je evenement en hoe jij je doel wil bereiken. Als je een driedaags spa-evenement organiseert om klanten allerlei nieuwe zeepjes en geurtjes te tonen, is een wellness centrum je beste keus. Maar als je bijvoorbeeld een evenement wil organiseren om lokale muziek te promoten, compleet met zo’n instant photo frame kraampje wat het écht altijd goed doet (zo kunnen mensen direct een herinnering mee naar huis nemen, een polaroid evenement) is een poppodium of park beter.
Zolang je blijft bij het doel dat je wil bereiken en er al je enthousiasme in gooit, komt er een top event uit. Succes!